Rösträtt

Dessa riktlinjer har som syfte att etablera procedurer för användning av rösträtt kopplad till finansiella instrument som ingår i värdepappersfondernas portföljer, enligt föreskrift av den 21 december 2011 om lagen om värdepappersfonder § 2-24 om användning av rösträtt.

Odin Forvaltning AS ("Odin Forvaltning") ska säkerställa att fondernas och andelsägarnas intressen tas tillvara på bästa möjliga sätt. För att förbättra värdeskapandet och/eller synliggöra värdena i de bolag som fonderna investerat i, ska Odin Forvaltning och förvaltarna lägga tid på att utöva aktieägarens rättigheter på uppdrag av fondernas andelsägare. Odin Forvaltning är mån om att de bolag som investeringar görs i följer principerna för god ägarstyrning och bolagsledning. Ägarstyrning och bolagsledning är den svenska översättningen av det engelska begreppet "corporate governance". Principerna för god ägarstyrning och bolagsledning ska klargöra rollfördelningen mellan ägarna, styrelsen och den dagliga ledningen i ett bolag.

Odin Forvaltning kommer att bidra till att principerna i norsk rekommendation för ägarstyrning och bolagsledning (www.nues.no) efterlevs av bolag noterade på den norska marknaden och som fonderna som Odin Forvaltning förvaltar har investerat i. I den mån ett bolag i någon av Odin Forvaltnings fonder bedöms sakna god ägarstyrning och bolagsledning, ska förvaltaren försöka påverka bolagets styrelse och/eller dagliga ledning att genomföra nödvändiga förändringar. I den mån förvaltare finner det ändamålsenligt, kan de samarbeta med andra aktieägare för att utöva ägarinflytande.

I vissa fall kan det ändå vara så att Odin Forvaltning bedömer att en försäljning av ett finansiellt instrument bättre tillvaratar andelsägarens intressen än att initiera eller fortsätta olika former av ägarinflytande.

Odin Forvaltning har som mål att påverka bolagen så att nomineringen av styrelsemedlemmar eller representanter för andra centrala bolagsorgan sker på ett transparent och effektivt sätt. Detta bör ske genom dialog med bolagets valberedning, styrelse eller ledning. Odin Forvaltning kan också delta genom uppdrag i bolagens valberedningar om så önskas, förutsatt att detta sker utan att det inskränker Odin Forvaltnings handlingsfrihet och i övrigt anses vara i andelsägarnas intresse.

Odin Forvaltning har som mål att vara representerad vid så många som möjligt av bolagsstämmorna i de bolag där fonderna har investerat. Detta ska ske genom personlig närvaro eller genom fullmakt. Odin Forvaltning ska undvika att använda blanka fullmakter, om det inte på grund av andra faktorer bedöms mest ändamålsenligt att ge en sådan fullmakt. Förvaltaren ska se till att rösträtter används i enlighet med det aktuella värdepappersfondens investeringsmål och strategi.

Fondernas depåmottagare tillhandahåller information om och administrerar bolagshändelser såsom utdelningar, teckningsrätter, emissioner, fissioner, fusioner och bolagsstämmor.

Dessutom ska förvaltaren genom olika stödsystem säkerställa att de kontinuerligt övervakar relevanta bolagshändelser för de bolag som ingår i portföljen. Portföljerna är registrerade i Bloombergs portföljsystem vilket gör det möjligt för förvaltare att få översikt över alla nyheter som är relevanta för bolagen i de respektive portföljerna. Dessutom kommer bolagsdatabasen Company Intelligence att hämta relevanta datum för nästa resultatrapportering. Datum för bolagsstämma kan hittas på bolagens hemsida, som börsmeddelande och/eller i mottagen kallelse. Odin Forvaltning kommer även att använda sig av externa leverantörer av så kallade ESG-tjänster (Environmental, Social and Governance). Dessa tjänster kommer att inkludera övervakning av relevanta bolagshändelser, samt rådgivning om hur man bör rösta på bolagsstämma utifrån principer om god ägarstyrning. Med dagens leverantör kommer Odin att ha tillgång till röstningsrekommendationer för över 10 000 bolagsmöten globalt.

Varje enskild fond kommer att rösta individuellt på bolagsstämman. Alla fonderna kommer att rösta i linje med principer för god ägarstyrning, men utöver de generella principerna kommer fondens strategi och mandat att vara vägledande för hur fonden kommer att rösta.

Med hjälp av förvaltarens nära uppföljning av de enskilda investeringarna i portföljen, kombinerat med regelbunden kommunikation med bolagen och god rådgivning från ESG-leverantörer, kommer röstningen att utföras i enlighet med god ägarstyrning och fondens strategi.

Förvaltare ska enbart ta tillvara andelsägarnas intressen. Det innebär att där det finns olika intressen mellan fonder som förvaltas av bolaget, eller mellan fonderna och bolag inom samma koncern, ska alltid rösträtten utövas till bästa för varje enskild fond. Eventuell rätt för Odin att rösta på uppdrag av aktivt förvaltningskunder ska avtalas i varje enskilt fall. Det ska också avtalas om det är förvaltaren eller kunden som ska följa upp behovet av, och eventuellt genomföra, andra former av ägarinflytande i samband med kundens förvaltade medel. I den utsträckning kunder kan antas ha olika taktiska intressen i samband med röstning, eller om kundens intressen inte sammanfaller med närståendes intressen, Odins intressen eller fondernas intressen, ska Odin avstå från att ta emot fullmakt att rösta från kunden. Om en sådan intressekonflikt uppstår ska intressekonflikten och hur den har lösts dokumenteras och rapporteras till Compliance & Juridisk, som ska hantera det i enlighet med sin egen rutin för hantering av intressekonflikter.

Rösträtt för fondernas aktier kan endast utövas efter fullmakt från styrelsen, och denna fullmakt är endast giltig så länge en majoritet av de andelsägarvalda styrelseledamöterna är överens om det. En sådan fullmakt kan endast ges för ett år i taget. Om röstningen kan uppfattas som kontroversiell, ska de andelsägarvalda styrelseledamöterna konsulteras i förväg, även om generell fullmakt har getts. Styrelsen ska en gång om året få en rapport över Odin Forvaltnings deltagande på bolagsstämmor.

Riktlinjerna för användning av rösträtt ska göras tillgängliga för investerare på Odin Forvaltnings webbplats eller på annat sätt vid förfrågan. I de fall då Odin Fondernas röstning bedöms som kontroversiell och av särskilt intresse för fondernas andelsägare, kommer Odin att informera om fondernas röstning på bolagets webbplats. Uppgifter om hur rösträtten annars har använts ska kostnadsfritt tillhandahållas på begäran av andelsägarna.